Menggunakan Teknologi Informasi untuk Keunggulan Kompetitif

Menggunakan Teknologi Informasi untuk Keunggulan Kompetitif

Perusahaan Dalam Lingkungan

System fisik perushaan adalah system lingkaran tertutup dalam arti dikendalikan manajemen, menggunakan informasi umpan balik untuk meyakinkan bahwa tujuan-tujuannya tercapai. Perusahaan juga merupakan suatu system terbuka, dalam arti berhubungan dengan lingkungannya. Perusahaan mengambil sumber daya dari lingkungannya mengubah sumber daya tersebut menjadi barang dan jasa, dan mengembalikan sumber daya yang telah diubah  itu kepada lingkungannya. Lingkungan sangat penting bagi perusahaan. Lingkungan adalah alasan utama keberadaan perusahaan.

                Delapan Elemen Lingkungan

Elemen-elemen lingkungan ini adalah organisasi atau individu yang berada di luar perusahaan dan memiliki pengaruh langsung atau tidak langsung perusahaan. Delapan elemen ini berada dalam system yang lebih luas, yang disebut masyarakat.

·         Pemasok, menyediakan material, mesin, jasa, dan informasi yang digunakan oleh perusahaan untuk memproduksi barang dan jasa.

·         Pelanggan, yang mencakup pemakai saat ini dan calon pemakai

·         Serikat pekerja, organisasi bagi tenaga kerja terampil maupun tenaga kerja tidak terampil

·         Masayarakat keuangan, terdiri dari lembaga-lembaga yang mempengaruhi sumber daya uang yang tersedia bagi perusahaan.

·         Pemegang saham atau pemilik, adalah orang-orang yang menanamkan modal di perusahaan dan mewakili tinkat manajemen tertinggi.

·         Pesaing, mencakup semua organisasi yang bersaing dengan perusahaan pasar.

·         Pemerintah, oada tingkt pusat, daerah, local, memberikan kendala-kendal dalam bentuk undang-undang dan peraturan, tetapi juga memberikan bantuan dalam bentuk pembelian, informasi dan dana.

·         Masyarakat global, adalah wilayah geografis tempat perusahaan melaksanakan operasinya.

Keunggulan kompetitif

Keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui banyak cara seperti menyediakan barang dan jasa dengan harga yang murah, menyediakan barang dan jasa yang lebih baik dari pesaing, dan memenuhi kebutuhan khusus suatu segmen pasar tertentu.

·         Rantai nilai porter

Pusat teori porter adalah konsep margin. Marjin adalah nilai produk dan jasa perusahaan seperti yang diyakini oleh pelanggan perusahaan itu, dikurangi biayanya. Perusahaan menciptakan nilai yang diliput porter dengan aktivitas nilai , antara lain aktifitas nilai utama dan aktivitas nilai pendukung.

·         System nilai

Kaitan rantai nilai beberapa perusahaan disebut system nilai. System nilai yang pertama membuat sumber daya input tersedia saat dibutuhkan. Kedua, mengaitkan rantai nilainya dengan rantai nilai para anggota saluran distribusinya.

                Chief information officer

Istilah ini memiliki pengertian suatu peran yang seharusnya dilaksanakan oleh manager jasa informasi tingkat puncak. Seorang manager jasa informasi dapat berperan sebagai chief information officer dengan mengikuti saran berikiut.

·         Sediakan waktu untuk bisnin dan pelatihan bisnis. Pelajari bisnisnya, bukan hanya teknologinya.

·         Membangun kemitraan dengan unit-unit bisnis untuk manajemen lini.

·         Fokuskan pada perbaikan proses dasar bisnis.

·         Jelaskan biaya-biaya IS dalam istilah-istilah bisnis.

·         Bangun kepercayaan dengan memberikan jasa IS yang dapat diandalkan.

·         Jangan bersifat defensive.

Pendekatan SPIR

Solusi untuk masalah tidak memadainya sumber daya informasi adalah perencanaan strategis sumber daya informasi (strategic planning for information resources),atau SPIR.ketika perusahaan menerapkan SPIR rencana strategis untuk jasa informasi dan perusahaan dikembangkan secara bersamaan. Rencan itu harus menjelaskan ,pertama tujuan tujuan yang akan dicapai oleh tiap subsistem CBIS selama periode yang tercakup dalam jangka waktu perencanaan, dan yang kedua sumber daya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut.

End-user computing sebagai masalah strategis

Pemakai terakhir dikelompokan menjadi empat golongan berdasarkan kemampuan computer mereka.

·         Pemakai akhir tingkat menu, sebagian pemakai terakhir tidak mampu menciptakan perangkat lunak mereka sendiri, tetapi dapat berkomunikasi dengan perangkat lunak jadi (prewritten) dengan menggunakan menu-menu seperti yang ditampilkan oleh perangkat lunak berbasis windows dan mac.

·         Pemakai akhir tingkat perintah, sebagian pemakai terakhir memiliki kemampuan menggunakan perangkat lunak yang lebih dari sekedar memilih menu. Para pemakian akhir ini dapat menggunakan bahasa perintah dari perangkat lunak untuk melaksanakan operasi aritmatika dan logika pada data.

·         Pemakai akhir tingkat programmer, sebagian pemakai akhir dapat menggunakan bahasa bahasa pemograman seperti BASIC, atau C++, dan mereka dapat mengembangkan program-program yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka sendiri.

·         Personil pendukung fungsional, ini adalah spesialis informasi dalam arti sesungguhnya, tetapi mereka berdedikasi pada area pemakai tertentu dan melapor paada manager fungsional mereka.

Jenis –Jenis Aplikasi Pemakai Akhir

Sejauh ini, EUC telah memberi dampak pada berbagai subsistem utama CBIS dalam tinngkat yang beragam. Sebagian besar aplikasi end-user computer telah dibatasi pada:

·         System pendukung keputusan (DSS) yang relative mudah

·         Aplikasi kantor virtual yang memenuhi kebutuhan perseorangan

Sebaliknya adalah tanggung jawab spesialis informasi untuk bekerja sama dengan pemakai dalam mengembangkan:

·         Aplikasi SIM dan SIA

·         DSS yang rumit

·         Aplikasi kantor virtual yang memenuhi kebutuhan organisasional

·         System berbasis pengetahuan

Selama keragaman dalam dampak EUC berlanjut, yang memang seharusnya akan selalu ada kebutuhan akan spesialis nformasi

Manfaat end-user computing

·         Menyeimbangkan kemampuan dan tantangan, pemindahan beban kerja dari pengembangan system ke area pemakai membebaskan para spesialis untuk berkonsentrasi pada system yang rumit dan berlingkup organisasi. Para spesialis ini juga dapat mencurahkan lebih banyak waktu untuk memelihara system yang ada.

·         Mengurangi kesenjangan komunikasi, pamakai memahami bidang permasalahan dengan lebih baik dari pada teknologi computer. sebaliknya, spesialis adalah pakar dalam teknlogi tetapi tidak menguasai bidang permasalahan. Dengan membiarkan pemakai mengembangkan aplikasi mereka sendiri, tidak ada kesenjangan komunikasi karena tidak diperlukan komunikasi. Demikian pula, ketika pemakai mengembangkan sebagian system mereka, kesenjangan ini berkurang.

Risiko end-user computing

·         System yang buruk sasarannya, pemakai akhir mungkin menggunakan computer untuk aplikasi yang seharusnya dilakukan dengan cara lain, misalnya secara manual.

·         System yang buruk rancangan dan dokumnetasinya, pemakai akhir, walau memliki penghetahuan yang tinggi tentang computer, tidak dapat menandingi profesionalisme spesialis informasi dalam hal merancang sitem. Selain itu, karena keteresaan dalam menjalankan system, pemakai akhir cenderung mengabaikan perlunya mendokumentasikan rancangan mereka supaya system itu dapat dipelihara.

·         Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efisien, apabila tidak ada pengendalian terpusat atas perolehan perangakat keras dan perangkat lunak, perusahaan akhirnya dapat memiliki perangkat keras yang tidak kompatibel dan perangkat lunak yang berlebihan.

·         Hilangnya intergritas data, pemakai akhir mungkin kurang berhati-hati dalam memasukan data ke dalam database perusahaan. Pemakai lain mungkin menggunakan data yang salah, namun mengira bahwa data tersebut tidak tepat . hasilnya adalah output yang terkontaminasi yang dapat menyebabkam manajer membuat keputusan yang keliru.

·         Hilangnya keamanan, dengan cara yang sama, pemakai akhir mungkin tidak melindungi data dan perangkat lunaknya.

·         Hilangnya pengendalian, para pemakai mengembangkan system untuk memenuhi kebutuhan mereka sendiri tanpa menyesuaikan pada rencana yang memastikan dukungan computer bagi perusahaan.

Elemen-elemen IRM yang diperlukan

Agar perusahaan sepenuhnya dapat mencapai IRM perlu ada serangkaian kondisi tertentu,kondisi itu meliputi:

·         Kesadaran bahwa keuungulan kompetitif dapat dicapai melalui sumber daya informasi yang unggul. Para eksekutif perusahaan dan manjer lain yang terlibat dalam perencanaan strategis memahami bahwa perusahaan dapat mencapai keunggulan atas pesaingnya dengan mengelola arus informasi.

·         Kesadaran bahwa jasa informasi adalah suatu bidang fungsional utama. Struktur organisasi mencerminkan bahwa jasa informasi sama pentingnya dengan bidang fungsional utama lainnya, seperti keuangan dam pemasaran.

·         Kesadaran bahwa CIO adalah eksekutif puncak. CIO member kontribusi, jika memungkinkan, pada pemcahan masalah yang mempengaruhi seluruh operasi perusahaan, bukan hanya operasi jasa informasi. Kesadaran ini paling mudah ditunjukan dengan menyertakan CIO dalam komite eksekutif.

·         Perhatian pada sumber daya informasi perusahaan ketika membuat perencanaan strategis. Ketika para eksekutif terlibat dalam perencanaan strategis perusahaan, mereka memperhatikan sumber daya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan strategis.

·         Rencana strategis formal untuk sumber daya informasi. Terdapat rencana formal untuk memperoleh dan mengelola sumber daya informasi. Sumber daya itu harus mencakup yang berada pada area pemakai maupun  jasa informasi.

·         Strategi untuk mendorong dan mengelola end-user computing. Rencan strategis sumber daya informasi membahas cara membuat sumber daya informasi tersedia bagi para pemakai akhir, sambil tetap mempertahankan pengendalian atas sumber daya tersebut.

Model IRM

·         Lingkungan perusahaan, delapan elemen lingkungan memberikan latar belakang untuk mencapai keunggulan kompetitif.para eksekutif menyadari perlunya mengelola arus sumber daya sebagai cara memenuhi  sejumlah kebutuhan elemen-elemen lingkungan dalam pasar yang kompetitif.

·         Eksekutif perusahaan, CIO disertakan dalam kelompok eksekutif yang mmengarahkan perusahaan mencapai tujuannya. Salah satu aktivitas kunci kelompok ini adalah perencanaan strategis.

·         Bidang fungsional, jasa informasi disertakan sebagai suatu bidang fungsional utama, dan setiap bidang bersama-sam mengembangkan rencana  -rencana strategis yang mendukung rencana strategis perusahaan. Salah satu dari rencana fungsional ini adalah rencana strategis sumber daya informasi, yang dipersiapkan ileh jasa informasi bekerja sama dengan bidang fungsional lain.

·         Sumber daya informasi, rencan strategis sumber daya informasi menggambarkan bagaimana sumber daya informasi diperoleh dan dikelola.sebagian sumber daya ini dipusatkan dakam jasa informasi, dan sebagian didistribusikan di seluruh perusahaan dalam area pemakaian.