RECORD RETENTION SCHEDULE

Ada beberapa papers yang harus disimpan selamanya. Namun ada juga yang memiliki masa. Untuk mengatur manajemen perusahaan agar semakin mudah dalam pencarian maka ada suatu kebijakan yang sengaja dibuat untuk mengatur maslah ini.
Record Retention Schedule adalah suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam rangka proses manajemen yaitu yang berhubungan dengan penggolongan, pemilihan, distribusi ataupun disposisi dari record untuk menentukan record yang mana yang masih perlu disimpan selama-lamanya dan jenis record yang mana yang harus dimusnahkan karena tidak diperlukan lagi.

PENGGOLONGAN RECORD
Menurut FX Sudjadi, penggolongan record sebagai berikut:
1. Record yang tidak penting (nonessential)
2. Record yang dapat dimanfaatkan (helpful)
3. Record yang penting (important)
4. Record yang sangat penting (vital)

RECORD YANG TIDAK PENTING
Yang dimaksud record tidak penting adalah record yang masa gunanya singkat. Misalnya; surat undangan.

RECORD YANG TIDAK DIMANFAATKAN
Yang dimaksud record ini adalah record yang masa gunanya hanya sementara., dan akan segera dimusnahkan jika sudah kadaluarsa. Misalnya; surat keterangan ijin/sakit.

RECORD YANG PENTING
Yang dimaksud record penting adalah record yang memiliki masa guna cukup panjang, sekitar 4-5 tahun. Oleh sebab itu record ini harus dimasukkan ke dlaam file yang telah disesuaikan denganb system manajemen yang ada. Misalnya; laporan keuangan.

RECORD SANGAT PENTING
Yang dimaksud record sanagt penting ini adalah record yang disimpan selama-lamanya sampai bangkrutnya perusahaan tersebut. Misalnya; surat akte pendirian bangunan dan guna pakai.