Pengantar Sistem Informasi Dasar Komputer

Manajemen Informsi

Jenis-jenis sumber daya utama

Manager mengelola lima jenis sumber daya utama.

1.       Manusia

2.       Material

3.       Mesin

4.       Uang

5.       Informasi

Tugas manager adalah mengelola sumber daya ini agar dapat digunakan dengan cara yang paling efektif. Empat jenis sumber daya diatas yang pertama memiliki wujud , yang ada secara fisik dan dapat disentuh. Kita menggunakan istilah sumber daya fisik untuk menggambarkannya. Jenis sumber daya yang kelima , informasi, memiliki nilai dari apa yang diwakilinnya , bukan dari bentuk wujudnya. Kita menggunakan istilah sumber daya konseptual untuk menggambarkan informasi dan data. Para manager menggunakan sumber daya konseptual untuk mengelola sumber daya fisik

Manajemen sumber daya

Sumber daya diperoleh dan disusun agar siap digunakan saat diperlukan. Sangat sering proses penyusunan membutuhkan pengubahan suatu bahan mentah menjadi bentuk yang lebih halus, seperti pelatihan pegawai atau kontruksi suatu bagian mesin yang khusus. Setela sumber daya ini disusun , manager berusaha untuk memaksimalkan penggunaannya. Manager meminimalkan waktu yang terbuang dan menjaganya agar berfungsi pada efisiensi puncak. Akhirnya, manager mengganti sumber daya ini pada saat kritis sebelum sumber daya tersebut menjadi tidak efisien atau usung.

Bagaimana informasi dikelola.

Dapat kita lihat dengan mudah bagaimana manager mengelola sumber daya fisik , tetapi manajemen juga mencakup pengelolaan sumber daya konseptual. Manager memastikan data mentah yang terkumpul dan kemudian diproses menjdai informasi yang berguna. Kemudian manager memastikan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi tersebut dalam bentuk yang tepat pada waktu yang tepat juga. Akhirnya manager membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang terkini dan akurat. Dapat disimpulkan Memperoleh informasi, menggunakan seefektif mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat disebut juga manajemen informasi.

Perhatian pada manajemen informasi

Para manager memberi perhatian yang semakin besar pada manajemen informasi selama beberapa tahun terakhir ini karena dua alasan utama. Yang pertama ,kgiatan bisnis telah menjadi semakin rumit. Kedua , computer telah mencapai kemampuan yang semakain baik.

1.       Meningkatnya kerumitan kegiatan bisnis

Bisnis memang rumit , tetapi sekarang ini lebih rumit dibandingkan sebelumnya. Semua perusahaan terkena pengaruh ekonomi internasional dan bersaing dala pasar internasional, teknologi bisnis menjadi semakin rumit , batas waktu untuk bertindak semakin singkat ,dan terdapat pula kendala-kendala social.

·         Pengaruh ekonomi internasional contohnya terlihat  pada nilai relative uang tiap Negara.

·         Persaiangan dunia dapat dilihat pada import dari luar negri.

·         Menngkatnya kerumitan teknologi contohnya bisa dilihat dalam bisnis barcode scanners di pasar swalayan, system pemesanan penerbangan yang berbasis computer , automated teller machine , dan closed circuit television di gedung gedung parker.

·         Batas waktu yang semakin singkat contohnya para wiraniaga melakukan pemasaran melalui telepon untuk menghubungi pelanggan mereka dalam waktu beberapa detik , perintah penjualan dikirim secara elektronik dari suatu computer ke computer yang lain.

·         Kendala Kendala social

2.       Kemampuan computer yang semakin baik.

Computer- computer tahun  1950an-1960an ukurannya sangat besar ,biasanya ditempatkan dalam ruangan besar dan hanya bolehh disentuh oleh para spesialis computer perusahaan. Pra pemakai tidak pernah berhubunga langsung denga perangkat keras ,tetapi pengaturan seperti ini dirasa cocok oleh para pemakai. Berbeda dengan para pemakai sekarang, pemakain sekarang sangat mungkin memiliki terminal keyboard atau computer mikro diruangan mereka. Para pemakai sekarang tidak memandang computer sebagai sesuatu yang istimewa tetapi sebagia bagian peralatan kantor yang dibutuhkan,seperti halanya meja, telepon , atau mesin fotocopy.

Siapakah Para Pemakai ?

Awalnya pemakai output computer adalah pegawai administrsi di bagian akuntansi, yang komputernya melaksanakan aplikasi seperti , pembayaran gaji, pengelolaan persediaan ,dan penagihan.

Gagasan untuk menggunakan computer sebagai system informasi (SIM) ,merupakan suatu terobosan besar, karena menyadari bahwa para manager memerlukan informasi untuk pemecahan masalah. Ketika perusahaan perusahaan menjangkau konsep SIM ,mereka mulai mengembangkan berbagia aplikasi yang secara khusus diarahkan untuk mendukung manajemen. Ketika perusahaan perusahaan menjangkau konsep SIM, mereka mulai mengembangkan berbagai aplikasi yang secara khusus diarahkan untuk mendukung manajemen. Jadi ,istilah SIM sebenernya tidak memberikan gambaran yang menyeluruh. SIM bukanlah suatu system untuk memproduksi informasi manajemen , melainakan informasi pemecahan masalah.

                Kita menghetahui bahwa para pemakai computer meliputi:

·         Manager

·         Non-manager

·         Orang orang dan organisasi – organisasi dalam lingkungan perusahaan

Dimana para Manager Ditemukan

Manager dapat ditemukan dimana-mana .tetai perlu disadari bahwa mereka ada di berbagai tingkat dan dalam berbagai bidang fungsional di dalam perusahaan.

Tingkatan manajemen , manager pada puncak hirarki organisasi ,seperti direktur dan para wakil direktur ,disebut berada pada tingkat perencanaan strategis (strategic planning level). Tingkat ini menunjukan pengaruh atas keputusan-keutusan yang diambil. Manager tingkat menegah mencakup manager wilayah ,direktur produk ,dan kepala divisi. Tingkat ini dinamakan tingkat pengendalian manajemen (management control level) , tanggung jawab mereka mengubah rencana menjadi tindakana dan mamastikan agar tujuan tercapai. Manager tingkat bawah mencakup kepala departemen , penyelia (supervisor), dan pemimpin proyek , bertangggung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh para manager ditingkat yang lebih tingggi. Tingkat ini sering disebut tingkat pengendalian operasional (operational control level). Istilah eksekutif sering digunakan untuk menggambarkan seorang manager pada tingkat perencanaan strategis. Direktur dan sejumlah wakil direktur membentuk suatu komite eksekutif yang menangani masalah-masalah besar yang dihadapi perusahaan.

Bidang Fungsional ,tiga bidang fungsional yang tradisional adalah pemasaran ,manufaktur,dan keuangan. Belakangan ini dua bidang tambahan menjadi semakin penting yaitu sumber daya manusia dan jasa informasi. Istiah jasa nformasi digunakan untuk menggambarkan unti organisasi perusahaan yang bertanggung jawab untuk mengelola sumber daya informasi perusahaan. Sumber daya informasi untuk menjelaskan sumber daya seperti peralatan computer, program, dan data, yang tidak hanya berlokasi di unit jasa informasi tetapi juga di seluruh perusahaan.

Apa Yang Dilakukan Para Manager

Walau terlihat jelas antara berbagai tingkatan manajemen dan bidang fungsional tapi semua manager melaksanakan fungsi yang sama dan memainkan peranan yang sama.

Fungsi Manajemen, sekitar tahun 1914 seorang ahli teori manajemen asal Perancis, Henri Fayol, menyatakna bahwa manager melaksanakan 5 fungsi-fungsi manjemen yang utama. Pertana manager merencakan (plun) apa yang mereka lakukan. Kemudian,mereka mengorganisasikan untuk mencapai rencana terebut . selanjutnya mereka menyusun staff organisasi mereka dengan sumber daya yang diperlukan. Denga sumber daya yang ada ,mereka mengarahkan (direct) untu melaksanakan rencana. Akhirnya mereka mengendalikan (control) sumber daya , menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.

Peran Manajerial, Henry Mintzberg menganggap bahwa fungsi-fungsi fayol tidak memberikan gambaran yang menyeluruh. Ia mengembangkan kerangka kerja yang lebih rinci yang terdiri dari sepuluh peran manajerial yang dimainkan oleh manager, meliputi aktivitas anatar-pribadi (interpersonal), informasi (informational), dan keputusan (decisional). Fungsi manajemen dan peran manajerial ini akan menjadi kerangka kerja yang bermanfaat saat merancang system informasi.

Keahlian Manajemen

Seorang manager yang berhasil harus memliki banyak keahlian, tetapi ada dua yang mendasar yaitu komunikasi dan pemecahan masalah.

Keahlian Komunikasi, manager menerima dan mengirimkan informasi dalam bentuk lisan atau tertulis. Komunikasi tertulis misalnya laporan, memo, surat elektronik. Komunikasi lisan terjadi saat rapat ,saat meggunakan telepon atau voice mail. Tiap manager memiliki pilihan medianya sendiri dan para manager menyusun suatu panduan media komunikasi yang sesuai dengan gaya manajemen mereka.

Keahlian Pemecahan Masalah, pemecahan masalah bisa disebut juga sebagai semua kegiatan yang mengarah pada solusi suatu permasalahan. Kita menyatukan usaha meraih kesempatan ke dalam pemecahan masalah dengan mendefinisikan masalah secara negative sebagai positif sebagai sesuatu yang menguntungkan atau mungkin menguntungkan. Hasil dari pemecahan masalah adalah solusi. Selama pemecahan masalah ,manager terlibat dalam pengambilan keputusan yaitu tindakan memilih dari berbagai alternative tindakan.

Penghetauan Manajemen

Penghetahuan yang pertama adalah mengerti computer (computer literacy) dan yang lain mengerti informasi (information literacy).

Mengerti Komputer, penghetahuan ini mencakup pengertian mengenai istilah istilah computer, pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan computer , kemampuan menggunakan computer.

Mengerti Informasi, meliputi pengertian bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap dari proses pemecahan masalah, dimana informasi dapat diperoleh ,dan bagaimana berbagi informasi dengan orang lain. Seorang manager dapat mengerti informasi tapi tidak mengerti computer. Kenyataannya, jika seseorang diharuskan memilih, mengerti informasi lebih penting. Namun idealnya seorang manager harus mengerti computer dan informasi.

Manager dan Sistem

Sistem adalah sekolompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.

Elemen-elemen system

Sumber daya input siubah menjadi sumber daya output . sumber daya mengalir dari elemen input, melalui elemen transformasi, ke elemen output. Suatu mekanisme pengendalian memantau transformasi untuk meyakinkan bahwa system tersebut memenuhi tujuannya. Mekanisme pengendalian ini dihubungkan pada arus sumber daya dengan memakai suatu lingkaran umpan balik (feedback loop) yang mendapatkan informasi dari output system dan menyediakan informasi bagi mekanisme pengendalian. Mekanisme pengendalian membandingkan sinyal-sinyal umpan balik ke sasaran dan mengarahkan sinyal pada elemen input jika system operasi memang perlu diubah. Jika pengaturan system ini digunakan untuk menjelaskan suatu system pemanas, misalnya input merupakan bahan bakar , seperti gas atau batubara. Jika suatu system menggambarkan suatu perusahaan manufaktur, sumber daya input adalah bahan mentah, yang diubah menjadi barang jadi atau jasa melalui proses manufaktur. Mekanisme pengendaliannya adalah manajemen perusahaan.

Sistem Lingkaran Terbuka Dan Lingkaran Tertutup

Suatu sistem tanpa elemen mekanisme pengendalian, lingkaran umpan balik ,dan tujuan disebut system lingkaran terbuka. Suatu system dengan tiga elemen pengendalian (tujuan, mekanisme pengendalian, dan lingkaran umpan balik) disebut system lingkaran tertutup.

Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup.

Suatu system yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya disebut system terbuka. Contohnya mendapatkan inputnya dari perusahaan listrik dan menyediakan panasnya bagi gedung atau ruangan yang dipanasinya.

Dengan menggunakan logika yang sama ,suatau system yang tidak dihubungkan denga n lingkungannya adalah system tertutup. System tertutup hanya terdapat dalam laboratorium.

Subsistem dan Supersistem

Subsistem adalah system didalam suat system. Mobil adalah suatu system yang terdiri dari system-sistem bawahan seperti system mesin ,dan system rangka.

Jika suatau system adalah bagian dari system yang lebih besar , system yang lebih besar itulah yang disebut supersistem. Pemerintah kota adalah suatu system ,tetapi ia juga merupakan bagian dari system yang lebih besar dari pemerintahan provinsi. Pemerintahan provinsi itulah yang disebut supersistem.

Sistem Fisik dan Sistem Konceptual

Perusahaan bisnis aadalah suatu system fisik. Terdiri dari sejumlah sumber daya fisik. Sebaliknya system conceptual adalah system yang menggunakan sumber daya konseptual , informasi data untuk mewakili suatu system fisik. System conceptual umumnya ada sebagai citra mental dari pikiran manager. System fisik penting karena keberadaannya dan system konceptual penting karena penggambarannya atas system fisik.

Organisasi Jasa Informasi

Perusahaan-perusahaan yang pertama menggunakan computer menyadari perlunya membentuk unit-unit organisasional tersendiri yang terdiri dari para spesialis yang bertanggung jawab menerapkan system.

Para spesialis informasi

Istilah spesialis informasi untuk menggabarkan pegawai perusahaan yang sepenuh waktu bertanggung jawab mengembangkan dan memelihara system berbasis computer. Ada 5 golongan utama spesialis informasi:

·         Analis system

·         Pengelola database

·         Spesialis jaaringan

·         Programmer

·         Operator.

 Kecenderungan menuju End-User Computing

Apa yang mendorong end-user computing?

End user computing berkembang karena empat pengaruh utama.

·         Menigkatnya Pengetahuan tentang Komputer

Dampak dari program program pendidikan computer di tingkat universitas dan pra universitas sangat terasa. Berbagai tingkatab manajemen, terutama di tingkat bawah, mulai diisi oleh orang-orang yang menguasai computer dangen baik.

·         Antrian Jasa Informasi

Para spesialis informasi selelu memiliki lebih banyak pekerjaan daripada yang dapat mereka tangani. Para pemakai mulai meminta jasa-jasa informasi untuk dukungan system tambahan. Unit jasa informasi tidak dapat menanggapi dengan cepat ,dan terjadi timbunan pekerjaan yang menunggu untuk diolah computer.

·         Perangkat Keras yang Murah

Pada periode yang sama ,pasar dibanjiri oleh computer mikro yang murah. Jadi para pemakai bisa memperoleh perangkat keras mereka sendiri dengan memesan pada toko computer local melalui telepon dan membayarnya dengan dana kas kecil.

·         Perangkat Lunak Jadi

Perangkat lunak jadi ini menawarkan dukungan yang lebih baik dan kemudahan penggunaan, dan memampukan perusahaan dan pemakai individu dengan sedikit atau tanpa keahlian computer untuk menerapkan system berbasis computer.

                Peran spesialis Informasi dalam End-User Computing

Para pemakai tidak perlu bertanggung jawab penuh dalam pengembangan system, tetapi mereka harus melakukan sebagian pengembangan system. Pemakai akan bekerja dengan para spesialis informasi untuk bersama-sama mengembangkan system. Suatu scenario end-user computing dimana pemakai mengandalkan dukungan para spesialis informasi hingga tingkat tertentu biasa disebut rantai komunikasi end-user computing.